A digitális szerződéskezelés számos előnnyel jár a hagyományos papír alapú szerződésekhez képest, ilyen a gyorsaság, a biztonság, és a szervezeti folyamatok egyszerűsítése.
Miért fontos hatékonyabbá tenni a szervezeti működést?
A hatékony vállalati működés rendkívüli előnyt képes biztosítani a piac más szereplőivel szemben. Amelynek hasznát nem csak maga szervezet, hanem annak munkavállalói és ügyfelei is egyaránt élvezik.
Versenyképesebbé teszi a vállalatot: a digitális ügymenet a szervezetben nemcsak hatékony, de minden esetben együtt jár gyorsasággal. Ezért hamarabb válnak világossá bizonyos ügyféligények. Ez által gyorsabban lesz képes az ügyfél problémáját megoldani.
Ugyanez elmondható abban az esetben is ha maga piac kezd megváltozni. Egy hatékony szervezeti működéssel rendelkező vállalat már a változás folyamatát is felismeri és azonnal reagál rá.
Üzleti eredmények javítása: a termelékenység növekedésének üteme nagyban függ a működés minőségétől. Mert lehet, hogy versenytársaink is fejlődnek e téren, de korántsem mindegy, hogy milyen ütemben.
Növekedést oly módon is realizálhatunk, ha egyértelműen csökkennek a költségeink, amely szintén velejárója a hatékonyabb ügymenetnek.
Jobb információáramlás: gyorsabb relevánsabb információk jutnak el a vezetőkhöz. Így könnyebben és gyorsabban születnek jó döntések.
Ügyfélélmény és elégedettség: jól észrevehető hatékonysággal az ügyfelek vállalatunkról alkotott véleménye is pozitívabb lesz.
Jobb munkakörülmények: a jól szervezett hatékony, strukturált ügymenet élvezetessé teszi a mindennapi rutint a munkavállalók számára. Ez által szívesebben, motiváltabban végzik el azt.
A digitális szerződéskezelés előnyei
Időt takarítunk meg, mert adminisztratív feladatok egyszerűsödnek. Bizonyos munkafázisok teljesen el is tűnhetnek.
Mivel a munkafolyamatok ideje csökken és az offline eszközök jelentős részét nélkülözhetjük, költségcsökkentést is elérünk.
A népszerű „HomeOffice” munkavégzés nagy előnye, hogy digitálisan érhetünk el mindent. De ha nem is otthoni munkavégzésről van szó, hanem külső helyszínen végzett munka, vagy akár külföldi kiküldetés a cél, a digitális szerződéskezelés nagyban támogatja a munkánkat.
Környezetvédelmi szempontból tekintve nem csak hogy nem szükséges beszereznünk nagy mennyiségben papírt, hanem hulladékot sem termelünk általa.
A dokumentumok tárolása is lényeges lehet. Akták elhelyezésére sok esetben külön raktárakat, rendszereket kell fenntartani. Ennek azonban minden elemét megtakaríthatjuk.
A tárolás maga biztonsági kérdéseket is felvet. A digitális biztonság ma már könnyebben megoldható és költséghatékonyabb is mint a fizikai megoldások.
Ha pedig egy-egy régebbi anyaghoz szeretnénk hozzáférni egyáltalán nem mindegy, hogy néhány kattintás után olvashatjuk, vagy esetleg akár több személy bevonásával egy távolabbi külső irattárból bekéretjük. Ami sok időt és munkát is feltételez.
Miért biztonságosabb a digitális szerződés?
A digitális szerződéskezelés egyik legkiemelkedőbb előnye maga biztonság. Jogi és hozzáférési szempontból egyaránt.
Az internet biztonsági protokolljai segítségével elektronikus aláírások alkalmazásával hitelesítik a dokumentumokat.
Biztonságos szervereken pedig tárolják, archiválják azokat. Így illetéktelenek semmilyen formában nem férhetnek hozzájuk.
Összességében elmondható, hogy napjainkban már-már kezd elengedhetetlenné válni a digitális szerződéskezelés. Mert sokkal több előnnyel jár, mint a hagyományos papír alapú változata.